Регионы

Размер шрифта AA

ФКУ «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» 
официальный сайт
Предыдущая версия сайта

Расширенный поиск

Административный отдел


УТВЕРЖДЕНО

приказом Федерального казённого
учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»
от «04» мая 2021 г. № 360


Положение
об Административном отделе
Федерального казённого учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об Административном отделе Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Положение) определяет назначение, цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и основы деятельности Административного отдела Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Учреждение), созданным с целью осуществления административной деятельности Учреждения.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, Уставом Учреждения, приказами и распоряжениями директора Учреждения, локальными нормативными актами и настоящим Положением.

1.4. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела.

1.5. Структура и штатная численность работников Отдела, местонахождение их рабочих мест утверждается директором Учреждения.

1.6. Руководство Отделом осуществляется начальником Отдела.

1.7. Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом директора Учреждения.

1.8. Начальник Отдела находится в непосредственном подчинении заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела.

1.9. В отсутствие начальника Отдела (командирование, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) общее руководство Отделом осуществляет заместитель начальника Отдела или работник Отдела в соответствии с утвержденной в установленном порядке должностной инструкцией и на основании приказа Учреждения.

1.10. Заместитель(и) начальника Отдела и другие работники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом директора Учреждения.


2. Основные задачи и функции Отдела

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1. осуществление в установленном порядке документооборота и делопроизводства Учреждения;

2.1.2. осуществление контроля за своевременным выполнением структурными подразделениями Учреждения поручений руководства Учреждения и своевременным исполнением документов, требующих исполнения;

2.1.3. обеспечение Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства и Учреждения услугами связи и иными услугами по администрируемым Отделом направлениям путем организации заключения государственных контрактов;

2.1.4. осуществление поддержания официального сайта Учреждения в информационно-коммуникационной сети Интернет в актуальном состоянии.

2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. осуществляет прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение поступающей (входящей) корреспонденции, регистрацию поступающих (входящих) документов и их доведение до руководства Учреждения и начальников структурных подразделений Учреждения;

2.2.2. осуществляет предварительное рассмотрение, проверку правильности оформления, регистрацию отправляемых (исходящих) документов;

2.2.3. осуществляет проверку приказов Учреждения, подготавливаемых в структурных подразделениях Учреждения (кроме приказов, которые в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации должны издаваться по унифицированной форме), на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству в Учреждении, их согласование;

2.2.4. осуществляет обработку и отправку отправляемых (исходящих) документов Учреждения с официальной электронной почты Учреждения в информационно-коммуникационной сети Интернет, а также посредством почтовой связи, оформляет реестр почтовых отправлений;

2.2.5. осуществляет учет и постановку на контроль исполнения письменных обращений граждан и организаций, организует работу по их рассмотрению, обобщает сведения о ходе и результатах их рассмотрения и направляет руководству Учреждения;

2.2.6. осуществляет контроль за своевременным выполнением структурными подразделениями Учреждения поручений руководства Учреждения. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения поручений и информирует о ходе их исполнения руководство Учреждения;

2.2.7. осуществляет переадресацию документов в центральный аппарат Федерального казначейства, его территориальные органы и филиалы Учреждения посредством Автоматизированной системы документооборота «LanDocs» (далее – АСД «LanDocs»);

2.2.8. осуществляет регистрацию и ведение базы данных в АСД «LanDocs» приказов Учреждения по основной деятельности, для служебного пользования, а также хранение приказов на бумажных носителях;

2.2.9. обеспечивает разработку и внедрение нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводство в Учреждении;

2.2.10. осуществляет методологическое сопровождение и контроль за организацией работы в АСД «LanDocs» в Учреждении, готовит предложения, направленные на сокращение документооборота на бумажных носителях в Учреждении;

2.2.11. осуществляет подготовку новостей, анонсов мероприятий, поздравлений, информационного наполнения разделов структуры и контактных данных Учреждения и направление их в соответствующее структурное подразделение Филиала Учреждения по обеспечению услугами в области информационных технологий для последующего размещения на официальном сайте Учреждения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет; осуществляет контроль своевременной актуализации на сайте другими структурными подразделениями Учреждения сведений в пределах их компетенции;

2.2.12. организовывает работу приемной директора Учреждения;

2.2.13. проводит предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководству Учреждения поступающих (входящих) документов;

2.2.14. осуществляет контроль за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись руководству Учреждения, регулирует ход исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

2.2.15. доводит до соответствующих структурных подразделений распоряжения и указания руководства Учреждения, обеспечивает контроль за подготовкой необходимых предложений по ним для доклада руководству Учреждения;

2.2.16. предоставляет руководству Учреждения оперативную информацию, документы и иные материалы, по которым требуется принятие решения;

2.2.17. организует проведение совещаний и иных мероприятий у руководства Учреждения, участвует в подготовке поручений по итогам проведенных совещаний;

2.2.18. организует по поручению директора Учреждения подготовку структурными подразделениями Учреждения справочных и других материалов;

2.2.19. ведет рабочие графики совещаний, встреч и переговоров у руководства Учреждения;

2.2.20. организует подготовку и документационное обслуживание совещаний, организацию и обеспечение приема посетителей, телефонных переговоров руководства Учреждения;

2.2.21. ведет разработку бланков документов, учет и их выдачу работникам Учреждения;

2.2.22. осуществляет рассылку приказов (иных документов) руководству и начальникам структурных подразделений Учреждения согласно листу рассылки к приказу, либо указанию по исполнению директора Учреждения;

2.2.23. организовывает и осуществляет закупку товаров, работ, услуг по администрируемым Отделом направлениям расходов, в том числе:

- планирование закупок на очередной финансовый год и плановый период;

- подготовку описания объекта закупки (технического задания, технического требования);

- определение и обоснование начальной (максимальной) цены государственного контракта, а также цены государственного контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

- заключение государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

- администрирование и контроль исполнения государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

- приемку оказанных услуг по государственным контрактам (гражданско-правовым договорам) и их экспертизу;

- взаимодействие со структурными подразделениями Федерального казначейства, его территориальными органами и филиалами Учреждения.

2.3. В пределах установленных полномочий Отдел осуществляет другие функции, в том числе:

2.3.1. осуществляет внутренний контроль с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчиненности» и «смежный контроль» в соответствии с требованиями нормативных актов Федерального казначейства и локальных нормативных актов Учреждения;

2.3.2. осуществляет организацию работ по охране труда и технике безопасности в рамках своей компетенции, соблюдает законодательство Российской Федерации по охране труда и требования правил противопожарного режима;

2.3.3. существляет разработку внутренних планов работы Отдела и их представление курирующему и контролирующему деятельность Отдела заместителю директора Учреждения на утверждение;

2.3.4. осуществляет подготовку докладов (отчетов) и оперативной информации курирующему и контролирующему деятельность Отдела заместителю директора Учреждения о результатах деятельности Отдела за отчетный период (квартал, год);

2.3.5. выполняет отдельные поручения заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела;

2.3.6. разрабатывает проекты приказов, необходимые для деятельности Учреждения, в пределах компетенции Отдела;

2.3.7. принимает участие совместно со структурными подразделениями Учреждения в подготовке предложений об изменении или отмене (признании утратившими силу) приказов и иных локальных нормативных актов Учреждения;

2.3.8. обеспечивает подготовку и представление в установленном порядке предложений по повышению квалификации работников Отдела в пределах компетенции Отдела;

2.3.9. обеспечивает подготовку в установленном порядке разъяснений в пределах компетенции Отдела;

2.3.10. обеспечивает в пределах компетенции Отдела подготовку запросов и получение в установленном порядке от структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства, его территориальных органов, структурных подразделений Учреждения и его филиалов сведений, необходимых для принятия решений и выполнения задач Отдела;

2.3.11. использует прикладное программное обеспечение для реализации функций Отдела;

2.3.12. обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений организаций и граждан в пределах своей компетенции и в соответствии с поручением заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, подготовку проектов ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок;

2.3.13. осуществляет в пределах своей компетенции взаимодействие со структурными подразделениями Учреждения, центрального аппарата Федерального казначейства, территориальными органами Федерального казначейства, филиалами Учреждения, органами государственной власти (государственными органами) Российской Федерации (в части поступивших и рассматриваемых в Учреждении документов) и их территориальными органами, органами государственной власти (государственными органами) субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления (муниципальными органами), иными организациями и гражданами;

2.3.14. осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела;

2.3.15. осуществляет подготовку и передачу документов Отдела на архивное хранение в Отдел по работе с документами архивного фонда Учреждения;

2.3.16. обеспечивает в пределах своей компетенции выполнение норм и требований по защите сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, в случае, если предполагается защищать также и информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования»;

2.3.17. осуществляет исполнение технологических регламентов Федерального казначейства, относящихся к функциям Отдела;

2.3.18. принимает участие в тестировании и внедрении прикладного программного обеспечения, используемого при реализации функций Отдела;

2.3.19. принимает участие в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Учреждения;

2.3.20. в пределах своей компетенции управляет в установленном порядке внутренними (операционными) казначейскими рисками;

2.3.21. осуществляет другие функции в пределах компетенции Отдела.


3. Полномочия

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:

3.1.1. осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в Учреждении;

3.1.2. осуществлять контроль за выполнением установленных правил работы с документами;

3.1.3. определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

3.1.4. направлять запросы Учреждения в центральный аппарат Федерального казначейства, его территориальные органы и филиалы Учреждения о предоставлении сведений и материалов, необходимых для организации обеспечения услугами по администрируемым Отделом направлениям деятельности;

3.1.5. запрашивать и получать от всех структурных подразделений Учреждения сведения и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач и функций;

3.1.6. привлекать с согласия руководства Учреждения работников структурных подразделений Учреждения к подготовке проектов документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, необходимых для выполнения возложенных на Отдел задач и функций, а также к иным мероприятиям, проводимым Отделом в соответствии с возложенными на него задачами и функциями;

3.1.7. контролировать правильность оформления документов, представленных на подпись руководства Учреждения и для отправки;

3.1.8. возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в Учреждении;

3.1.9. получать для руководства Учреждения сведения из структурных подразделений Учреждения и вызывать работников Учреждения по поручению руководства;

3.1.10. вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

3.1.11. определять приоритетность приема при организации приема посетителей руководством Учреждения;

3.1.12. запрашивать в структурных подразделениях и у исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

3.1.13. иметь доступ к информации (документам и базам данных);

3.1.14. участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, относящихся к компетенции Отдела;

3.1.15. использовать с согласия заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, служебный автотранспорт для выполнения возложенных на Отдел задач;

3.1.16. осуществлять иные полномочия в соответствии с возложенными на Отдел задачами.

3.2. Начальник Отдела, осуществляя руководство Отделом, вправе:

3.2.1. давать поручения (по согласованию с директором Учреждения) структурным подразделениям Учреждения и получать информацию от структурных подразделений Учреждения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

3.2.2. проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

3.2.3. вносить руководству Учреждения предложения по любым вопросам, касающимся работы Отдела;

3.2.4. принимать участие в совещаниях, проводимых руководством Учреждения, при обсуждении на них вопросов, касающихся компетенции Отдела;

3.2.5. осуществлять иные полномочия, установленные приказами Учреждения.


4. Ответственность

4.1. Деятельность Отдела основана на принципах текущего планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов трудовой деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого работника Отдела за состояние дел на порученном участке и неисполнение (ненадлежащее исполнение) отдельных поручений. Под ненадлежащим исполнением понимается несвоевременное и некачественное исполнение.

4.2. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:

4.2.1. неэффективную организацию деятельности Отдела по исполнению задач и функций, возложенных на Отдел;

4.2.2. неэффективную организацию в Отделе работы по своевременной и качественной подготовке документов;

4.2.3. неисполнение (ненадлежащее исполнение) нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений и поручений руководства Учреждения, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов;

4.2.4. за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

4.2.5. неисполнение (ненадлежащее исполнение) им самим и работниками Отдела своих должностных обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка;

4.2.6. ненадлежащее обеспечение сохранности имущества, находящегося в Отделе, и несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами;

4.2.7. несоответствие законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений и других документов;

4.2.8. несоблюдение при ведении делопроизводства действующих правил и инструкций.

4.3. Каждый работник Отдела несет персональную ответственность за:

4.3.1. неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

4.3.2. разглашение сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

4.3.3. неисполнение (ненадлежащее исполнение) нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений руководства Учреждения, поручений начальника Отдела;

4.3.4. неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов;

4.3.5. недостоверность и правовую необоснованность подготовленных им исходящих документов;

4.3.6. несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

4.3.7. несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.4. Работники Отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случаях и в порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

4.5. Начальник Отдела и заместители начальника Отдела несут ответственность за состояние антикоррупционной работы в Отделе.


5. Внесение изменений

5.1. Начальник Отдела по мере необходимости вносит предложения заместителю руководителя Учреждения, курирующему и контролирующему деятельность Отдела, об изменении и дополнении настоящего Положения.

5.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Учреждения.