Регионы

Размер шрифта AA

ФКУ «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» 
официальный сайт
Предыдущая версия сайта

Расширенный поиск

Отдел по работе с документами архивного фонда


УТВЕРЖДЕНО

приказом Федерального казенного
учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»
от «26» июля 2021 г. № 670


Положение

об Отделе по работе с документами архивного фонда Федерального
казённого учреждения «Центр по обеспечению деятельности
Казначейства России»


1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об Отделе по работе с документами архивного фонда Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Положение) определяет цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и основы деятельности Отдела по работе с документами архивного фонда Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Учреждение), созданным для обеспечения сохранности, учета, упорядочения документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Федерального казначейства, Межрегионального операционного управления Федерального казначейства (далее – МОУ ФК), Межрегионального бухгалтерского управления Федерального казначейства (далее – МБУ ФК), Межрегионального контрольно-ревизионного управления Федерального казначейства (далее – МКРУ ФК), Межрегионального управления Федерального казначейства в сфере управления ликвидностью (далее – МУФК СУЛ), Управления Федерального казначейства по г. Москве (далее – УФК по г. Москве), Управления Федерального казначейства по Московской области (далее – УФК по Московской области) и в целях сохранности, учета, упорядочения, отбора и использования документов, образующихся в деятельности Учреждения.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и Федерального казначейства, Уставом Учреждения, приказами и распоряжениями директора Учреждения, настоящим Положением.

1.4. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела.

1.5. Структура и штатная численность Отдела утверждаются приказом Учреждения.

1.6. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела.

1.7. Работники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом Учреждения.

1.8. В отсутствие начальника Отдела (командирование, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) общее руководство Отделом осуществляет заместитель начальника Отдела или работник Отдела в соответствии с утвержденной в установленном порядке должностной инструкцией и на основании приказа Учреждения.

1.9. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом Учреждения.


2. Основные задачи и функции

2.1. Задачами Отдела являются:

2.1.1. Обеспечение архивного хранения законченных делопроизводством документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов временного срока хранения МОУ ФК, МБУ ФК, МКРУ ФК, МУФК СУЛ, УФК по г. Москве, УФК по Московской области, документов временного срока хранения Федерального казначейства, документов, образующихся в деятельности Учреждения (далее – архивные документы).

2.1.2. Обеспечение учета архивных документов, создание научно-справочного аппарата к архивным документам.

2.1.3. Обеспечение подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче на постоянное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством.

2.1.4. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

2.1.5. Обеспечение Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства и Учреждения услугами по архивному переплету дел, уничтожению архивных документов и иными услугами по администрируемым Отделом направлениям деятельности, в том числе путем организации заключения гражданско-правовых договоров.

2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. Принимает архивные документы в соответствии с утвержденным Стандартом.

2.2.2. Осуществляет учет, обеспечивает полную сохранность принятых архивных документов, периодически (не реже одного раза в пять лет) организует проверку наличия документов.

2.2.3. Осуществляет выявление и учет ценных дел и документов.

2.2.4. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к архивным документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Федерального казначейства.

2.2.5. Организует использование документов, в том числе:

– осуществляет поиск документов по поручению руководства Федерального казначейства, МОУ ФК, МБУ ФК, МКРУ ФК, МУФК СУЛ, УФК по г. Москве, УФК по Московской области, Учреждения;

– выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

– консультирует по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

– ведет учет использования документов, находящихся на хранении.

2.2.6. Организует экспертизу ценности архивных документов, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Федерального казначейства, экспертных комиссий МОУ ФК, МБУ ФК, МКРУ ФК, МУФК СУЛ, УФК по г. Москве, УФК по Московской области, постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) Учреждения проекты актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

2.2.7. Готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК Учреждения, материалы к рассмотрению на заседаниях ЦЭК Учреждения.

2.2.8. Составляет номенклатуру дел Учреждения на основе номенклатур дел структурных подразделений.

2.2.9. Контролирует правильность составления номенклатуры дел филиалами Учреждения.

2.2.10. Оказывает структурным подразделениям Учреждения и филиалам Учреждения методическую помощь в составлении номенклатур дел.

2.2.11. Осуществляет ведение учетных баз, данных в ППО «Электронный архив».

2.2.12. Участвует в разработке нормативных и методических документов (инструкций, положений, рекомендаций и т.д.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Учреждения и филиалов Учреждения.

2.2.13. Осуществляет контроль за соблюдением нормативных условий хранения архивных документов.

2.2.14. Подготавливает для передачи в архивные органы документы Архивного фонда Российской Федерации.

2.2.15. Взаимодействует с Федеральным казначейством, МОУ ФК, МБУ ФК, МКРУ ФК, МУФК СУЛ, УФК по г. Москве, УФК по Московской области при организации обеспечения услугами по администрируемым Отделом направлениям.

2.2.16. Оказывает методическую помощь, а также осуществляет руководство по вопросам формирования дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение структурными подразделениями и филиалами Учреждения.

2.2.17. Осуществляет контроль за состоянием архивного делопроизводства в Учреждении.

2.2.18. Осуществляет контроль за выполнением установленных правил работы с документами Учреждения.

2.3. Другие функции Отдела в пределах установленных полномочий:

2.3.1. Разрабатывает планы деятельности Отдела.

2.3.2. Осуществляет внутренний контроль с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчиненности» и «смежный контроль» в соответствии с требованиями нормативных актов Федерального казначейства и локальных нормативных актов Учреждения.

2.3.3. Осуществляет подготовку доклада заместителю директора Учреждения, курирующему и контролирующему деятельность Отдела, о результатах деятельности Отдела за отчетный период (квартал, год).

2.3.4. Осуществляет организацию работ по охране труда и технике безопасности в рамках своей компетенции, соблюдает законодательство Российской Федерации по охране труда и требования правил противопожарного режима.

2.3.5. Организовывает и осуществляет закупку товаров, работ, услуг по администрируемым направлениям деятельности, в том числе:

– планирование закупок на очередной финансовый год и плановый период;

– подготовку описания объекта закупки (технического задания, технического требования);

– определение и обоснование начальной (максимальной) цены государственного контракта, а также цены государственного контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

– заключение государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

– администрирование и контроль исполнения государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

– приемку поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг по государственным контрактам (гражданско-правовым договорам).

2.3.6. Выполняет отдельные поручения заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела.

2.3.7. Разрабатывает проекты приказов, необходимые для деятельности Учреждения, в пределах компетенции Отдела.

2.3.8. Принимает участие совместно со структурными подразделениями Учреждения в подготовке предложений об изменении или отмене (признании утратившими силу) приказов и иных локальных нормативных актов Учреждения.

2.3.9. Обеспечивает подготовку и представление в установленном порядке предложений по повышению квалификации работников Отдела в пределах компетенции Отдела.

2.3.10. Обеспечивает подготовку в установленном порядке разъяснений в пределах компетенции Отдела.

2.3.11. Обеспечивает в пределах компетенции Отдела подготовку запросов и получение в установленном порядке от структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства, Учреждения и его филиалов сведений, необходимых для принятия решений и выполнения задач Отдела.

2.3.12. Использует прикладное программное обеспечение для реализации функций Отдела.

2.3.13. Обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений организаций и граждан в пределах своей компетенции и в соответствии с поручением заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, подготовку проектов ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок.

2.3.14. Осуществляет в пределах своей компетенции взаимодействие со структурными подразделениями Учреждения, центрального аппарата Федерального казначейства, территориальными органами Федерального казначейства, органами государственной власти (государственными органами) Российской Федерации (в части поступивших и рассматриваемых в Учреждении документов) и их территориальными органами, органами государственной власти (государственными органами) субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления (муниципальными органами), иными организациями и гражданами.

2.3.15. Осуществляет ведение нормативно-справочной информации, относящейся к компетенции Отдела.

2.3.16. Осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование, отправление и получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

2.3.17. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела.

2.3.18. Обеспечивает в пределах своей компетенции выполнение норм и требований по защите сведений, составляющих государственную тайну, сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, в случае, если предполагается защищать также и информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования».

2.3.19. Осуществляет исполнение технологических регламентов Федерального казначейства, относящихся к функциям Отдела.

2.3.20. Принимает участие в тестировании и внедрении прикладного программного обеспечения, используемого при реализации функций Отдела.

2.3.21. Принимает участие в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Учреждения.

2.3.22. Осуществляет в пределах своей компетенции подготовку информации и документов об Учреждении или Отделе, а также организовывает их размещение в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, локальными актами Учреждения.

2.3.23. В пределах своей компетенции осуществляет управление внутренними (операционными) казначейскими рисками в установленной сфере деятельности.

2.3.24. Осуществляет другие функции в пределах компетенции Отдела.


3. Полномочия

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:

3.1.1. Привлекать с согласия директора Учреждения работников структурных подразделений Учреждения к подготовке проектов документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, и необходимых для выполнения возложенных на Отдел задач и функций, а также к иным мероприятиям, проводимым Отделом в соответствии с возложенными на него задачами и функциями.

3.1.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений Учреждения сведения и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач.

3.1.3. С согласия заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, использовать служебный автотранспорт для выполнения возложенных на Отдел задач.

3.1.4. Возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях и филиалах Учреждения.

3.1.5. Иметь доступ к информации (документам и базам данных).

3.1.6. Осуществлять иные полномочия, в соответствии с возложенными на Отдел задачами.

3.2. Начальник Отдела, осуществляя руководство Отделом, вправе:

3.2.1. Давать поручения (по согласованию с директором Учреждения) структурным подразделениям Учреждения и получать информацию от структурных подразделений Учреждения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.2.2. Проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.2.3. Вносить руководству Учреждения предложения по любым вопросам, касающимся работы Отдела.

3.2.4. Принимать участие в совещаниях, проводимых руководством Учреждения, при обсуждении на них вопросов, касающихся компетенции Отдела.

3.2.5. Вносить предложения руководству Учреждения по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Отдела Учреждения.

3.2.6. Осуществлять иные полномочия, установленные приказами Учреждения.


4. Ответственность

4.1. Деятельность Отдела основана на принципах текущего планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов трудовой деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого работника Отдела за состояние дел на порученном участке и неисполнение (ненадлежащее исполнение) отдельных поручений.

Под ненадлежащим исполнением понимается несвоевременное и некачественное исполнение дел на порученном участке, отдельных поручений.

4.2. Начальник Отдела и его заместители несут персональную ответственность за состояние антикоррупционной работы и соблюдение антикоррупционного законодательства Российской Федерации в Отделе.

4.3. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:

4.3.1. Неэффективную организацию деятельности Отдела по исполнению задач и функций, возложенных на Отдел.

4.3.2. Неэффективную организацию в Отделе работы по своевременной и качественной подготовке документов.

4.3.3. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) Отделом нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений и поручений руководства Учреждения, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов.

4.3.4. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) им самим и работниками Отдела своих должностных обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка.

4.3.5. Ненадлежащее обеспечение сохранности имущества, находящегося в Отделе, и несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.3.6. Несоответствие законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

4.3.7. Несоблюдение Отделом при ведении делопроизводства действующих правил и инструкций.

4.4. Каждый работник Отдела несет персональную ответственность за:

4.4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

4.4.2. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений и поручений руководства Учреждения, поручений начальника Отдела, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов.

4.4.3. Недостоверность и правовую необоснованность исходящих документов.

4.4.4. Разглашение сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения, не составляющих государственную тайну.

4.4.5. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

4.4.6. Несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.5. Работники Отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случаях и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.